Об организации системы информационного обеспечения деятельности СКВРиЗ

В Информационно-аналитическую службу СКВРиЗ стали поступать обращения от атаманов зарегистрированных региональных отделений СКВРиЗ с просьбами по размещению на сайте Союза Казаков-Воинов России и Зарубежья информации о деятельности этих отделений, предоставления возможности публикации фотографий, видео и других материалов.

Все обращения рассмотрены положительно. Размещены материалы не только зарегистрированных, но и представительств СКВРиЗ находящихся в стадии оформления. В том числе Брянского и Оренбургского отделов, а также представительств СКВРиЗ в Германии, Киргизии и Болгарии.

Начато создание на сайте базы данных по региональным отделам СКВРиЗ. Параллельно, для каждого отделения, создаются разделы для публикации фото, видео, новостей и т.д. Доступ к размещению на них материалов открывается руководителям отделов и специально назначенным ими лицам, которые получают статус администраторов и модераторов сайта.

В связи с изложенным, считаю, что пришло время ознакомить руководящий состав СКВРиЗ а также лиц непосредственно занятых в информационном обеспечении работы штабов, представителей пресс-служб, администраторов сайтов и членов СКВРиЗ ведущих работу в соцсетях, о некоторых принципах построения создаваемой системы информационного обеспечения деятельности СКВРиЗ.

Общие принципы построения системы информационного обеспечения СКВРиЗ

Система общего информационного обеспечения деятельности СКВРиЗ предполагается строить на базе сочетания двух информационных подсистем:

• Система информационного управления (СИУ)
• Система информационного обеспечения (СИО).

Первая, внутренняя, полузакрытая подсистема – СИУ, решает задачи, связанные с управлением деятельностью СКВРиЗ. Её пользователями являются руководители СКВРиЗ и его региональных отделений, атаманы и офицеры штабов и органов управления, представители священства, окормляющие входящие в состав СКВРиЗ казачьи структуры. В общем виде в функции СИУ входит:

Доведение приказов, распоряжений, и других руководящих документов СКВРиЗ, ведение учетов членов организации, предоставление руководителям справочной и иной информации и т.д.

Направление в штаб СКВРиЗ представлений, заявок, отчетов и иных служебных документов.

Проведение онлайн совещаний, заседаний Правления в заочной форме (п. 5.19. Устава) и других мероприятий в режиме конференц-связи.

Предоставление членам СКВРиЗ возможности получать информацию о деятельности Организации, в соответствии с п. 4.1. Устава СКВРиЗ. В том числе:

• скачивать приказы, планы работы, отчеты о ходе выполнения решений Больших Кругов и др. публичные документы;
• просматривать данные об учете лично внесенных членских денежных и имущественных взносов;
• сведений и награждениях и присвоении казачьих чинов и прохождении ходатайство о представлении членов Организации к государственным и общественным наградам, премиям и званиям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (см. п. 5.8 Устава);
• сведений о местонахождении и деятельности представительств и филиалов СКВРиЗ, данные для связи с их руководителями.
• сведений, позволяющих знакомиться с Уставом Организации, инструкциями, правилами, положениями и иными руководящими документами по различным вопросам деятельности СКВРиЗ, для исполнения всеми органами и структурными подразделениями Организации (см. п. 5.8 Устава).

Организационно СИУ включает в себя:

• Программный комплекс «Виртуальный штаб» (компьютерная программа управления казачьим обществом) с рабочими местами атаманов, начальников штабов подразделений и др. основных должностных лиц

• Защищенный информационный банк данных (с разграничением прав доступа). Он позволяет вести все виды учетов, начиная с нормативных документов регулирующих деятельность общественных и некоммерческих казачьих организаций, формировать базы данных по различным направлениям деятельности в интересах входящих в СКВРиЗ структур и их подразделений, создавать в автоматическом режиме отчетную документацию, контролировать ход выполнение решений Больших Кругов,  Правления и т.д.

СИУ через Интернет автоматически обновляет и синхронизирует нормативную базу данных на разных уровнях управления, обеспечивает получение приказов и распоряжений  вышестоящего штаба, а также иных сведений, предоставляемых через Центральный портал.

Вторая, публичная (открытая), подсистема информационного обеспечения – СИО, обеспечивает:

Информационную поддержку деятельности СКВРиЗ и информационное сопровождение проводимых мероприятий, создание, управление и координацию работы сайтов, форумов, блогов и целевых групп в популярных социальных сетях, работающих в составе или в интересах СКВРиЗ, проведение специальных компаний и операций, связанных с информационной защитой и информационными войнами.

Проведение аналогичной работы в печатных средствах, теле и радиоканалах в которых представлен СКВРиЗ.

Её пользователями являются члены Организации и граждане России и других стран. Для пользователей, зарегистрированных в подсистеме, действует свод Правил регулирующих их права по пользованию сервисами СИО, в зависимости от принадлежности к членам Организации и участия в деятельности СКВРиЗ, ее представительств и филиалов.

Организационно СИО включает в себя ряд блоков и сервисов, основные из которых:

• Интернет-сообщество сайтов, форумов, блогов и т.п., деятельность которых координируется между собой и выполняет указанные выше задачи.
• Входящий в Интернет-сообщество крупный портал – «Виртуальный казачий круг» (ВКК), к числу повседневно решаемых задач которого относится информационное обеспечение всех видов деятельности, предусмотренных ст. 2.3. и 2.13.  Устава СКВРиЗ. Кроме того, через ВКК осуществляется:

1. Обсуждение и согласование с представителями крупных казачьих объединений и групп проектов документов, касающихся государственной политики Российской Федерации в отношении российского казачества и несения государственной или иной службы казаками, которые готовят министерства и ведомства, ответственные за реализацию государственной политики Российской Федерации в отношении российского казачества, а также профильные Комиссии и рабочие группы Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества.
2. Сбор, анализ и обработка инициативных предложений, поступающих «снизу» от казаков и казачьих организаций различного уровня, для отбора и поддержки тех из них, которые отвечают интересам большинства казаков.
3. Обобщение положительного опыта работы казачьих организаций по тем или иным направлениям деятельности, создание по нему информационных банков данных, доведение и распространение этого опыта путем электронных рассылок, размещения на входящих в СИО и дружественных информационных ресурсах и т.д.
4. Проведение онлайн конференций, круглых столов и т.п. мероприятий, с охватом большого числа участников, прежде всего атаманов, руководителей казачьих организаций, занятых решением обсуждаемых проблем, ученых, историков, социологов и других специалистов, собрать которых вместе иным путем просто невозможно.
5. Информационная и рекламная поддержка учебных заведений, которые занимаются вопросами казачьего образования.
6. Оказание помощи казачьим организациям, члены которых прямо или косвенно задействованы в решении вопросов обеспечения правопорядка. Содействие правоохранительным органам в местах проживания казаков и решении ряда оперативных задач по профилактике и предупреждению преступлений, розыске преступников и т.д.
7. Реализация проектов и программ, охватывающих большое количество участников, ресурсоемких и требующих сложного программного обеспечения, которые самим их авторам реализовать не под силу.
8. Реализация финансовых программ с целью поддержки испытывающих финансовые трудности организаций, прежде всего осуществляющих работу с казачьей молодежью, творческими казачьими коллективами, помощи остронуждающимся семьям казаков и т.п., а также для самофинансирования СИО.
9. Функции и сервисы Единого Казачьего Информационного Центра, в виде открытого информационного банка данных.

• «Бизнес центр» (для ведения экономической деятельности, обмена товарами и услугами, ведения кассы взаимопомощи и реализации ряда коммерческих проектов и программ). Сюда же входит Интернет-магазин и «бюро по трудоустройству»).
• «Полигон» – заочный учебный центр многофункционального назначения.
• «Дистанционный Центр культуры и творчества», на базе которого проводятся конкурсы, викторины, виртуальные выставки и экскурсии, онлайн трансляции концертов и т.д. с использованием Интернет-телевещания. Здесь же создается «Виртуальный казачий музей» и реализуются др. проекты, включая выдвигаемые на получение грантов и спонсорских средств.

Реализация такой системы потребует организации тесного взаимодействия с соответствующими государственными органами в центре и на местах, их включения в информационное поле Организации, наличия более четко сформулированных целей и задач деятельности СКВРиЗ.

Для обеспечения живучести и защиты информационных подсистем, входящих в Систему общего информационного обеспечения (СОИ) деятельности СКВРиЗ, целесообразно применять сетевые методы в ее построении и управлении. Последнее, прежде всего, относится к Интернет-ресурсам и корреспондентской сети. В частности, при построении СИО следует предусмотреть наличие собственных серверов, возможность оперативной передачи функций управления с заблокированного портала или поврежденного сервера на запасной.

Учитывая, что имеющихся финансовых и кадровых мощностей СКВРиЗ пока недостаточно для разворачивания полнофункциональной системы, обеспечивающей решение всех указанных выше задач, внедрение ее будет осуществляться поэтапно. Те или иные информационные модули и блоки будут создаваться по мере создания и развития самой системы управления Организацией, первоначально на базе малозатратных и более-менее известных сервисов, использующих распространенные офисные и другие программы.

Понятно также, что говорить об использовании подобной системы можно если кадровый состав органов управления в Центре и на местах имеет хотя бы первичные навыки пользования интернет-сервисами, начиная с обычных электронных почтовых ящиков и СМС сообщений и закачивания прочтением публикаций на Форуме, написании ответов, заполнении почтовых и других электронных форм отчетности, участием в Web-совещаниях и конференциях. На сегодня в этом вопросе наблюдается более чем скромная картина. Некоторые руководители не умеют даже прочесть и отправить электронное письмо или СМС… При такой прошловековой отсталости об эффективной работе, отвечающей современным требованиям к ее организации, говорить не приходится.

Тем из руководителей, кто готов к выстраиванию системы информационного обеспечения прошу, в первую очередь, сообщить свои электронные адреса для связи. Тем же у кого они есть, необходимо представить сведения о наличии в ваших региональных отделах СКВРиЗ собственных сайтов, форумов, представительств в социальных сетях и другую информацию, касающаяся информационной обеспеченности, а также наличия специалистов способных вести и модерировать сайты и пр. Полагаю, что на этот счет будет издан приказ Верховного Атамана. Предлагаю не ждать этого приказа и начать подготовительную работу уже сейчас.

Для начала сообщите также сведения по должностным лицам вашего отдела, включая окормляющего священника, их телефоны и электронные адреса. Пришлите фото каждого и наиболее хорошие фотографии вообще, относящиеся к вашему отделу, которые можно использовать при ссылках и публикациях о его деятельности. При наличии сайта или других подконтрольных Интернет-ресурсов и СМИ, сообщите их адреса.  Есть ли у вас имеется человек, который сможет осуществлять информационное обеспечение и взаимодействие с Информационно-аналитической Службой СКВРиЗ – пришлите данные о нем и как с ним связаться.

Для каждого регионального отделения на сайте СКВРиЗ будут созданы персональные страницы. Примерный вид одной из них, находящейся в разработке, можно посмотреть по ссылке: http://скврз.рф/blog/testovyj_blog1/2015-05-19-1

Более подробная информация об информационном обеспечении СКВРиЗ (в том числе закрытого типа) публикуется на Форуме Организации. Там же начато размещение публичных и закрытых приказов Верховного Атамана СКВРиЗ и другой распорядительной информации. О публикации таких приказов электронные сообщения будут поступать на почту и приходить в виде СМС на мобильные телефоны руководящего состава. Своевременное ознакомление с этими приказами и распоряжениями является обязанностью соответствующих должностных лиц. Верховным Атаманом уже дано указание подготовить положение по делопроизводству СКВРиЗ, в котором данные требования будут включены в раздел, касающийся документооборота в электронной форме.

Руководитель Информационно-аналитической Службы СКВРиЗ
А.Зборовский